こんなにあるぞ！ 医療事務が知っておくべき文書たち

医療事務の資格を取って、いざ医療機関へ就職してみたらレセプト請求業務以外にも覚えることがたくさんあることに戸惑う人が多いのが医療事務現場の現状です。中でも見ず知らずの書類を目にすることが多く、処理に困ることも。

いきなり初見の文書が自分のところに回ってきても慌てないよう、この記事では覚えておくべき文書の種類や注意点などをご紹介します。

よく目にするのは「診療情報提供書」と「診断書」

どこの医療機関に勤めてもすぐに目にすることになるであろう書類が診療情報提供書と診断書です。診療情報提供書と聞くと、何のことかわからないという方もいるかもしれませんが、診療情報提供書はいわゆる「紹介状」のことです。紹介状とは、医師が他の医師や医療機関へ患者を紹介する場合に発行する書類のことをいいます。

一方で診断書は、診察した医師が患者の病名や症状を記載した書類のことをいいます。診断書は公的な証明として扱われるため、会社や保険会社から提出を求められることもある大事な文書です。

医療機関でよく目にする紹介状や診断書。医療事務として務めていれば、さすがにこの2種類は知っている方も多いと思います。では次に出てくる文書たちはどうでしょう…….。

医療現場で扱われる様々な文書たち

医療現場では実に様々な書類を取り扱います。ここでは文書の詳細は記しませんが、診療情報提供書や診断書以外にどのような名称の文書があるのかをご紹介します。

• 自賠責診断書
• 後遺障害診断書
• 保険会社診断書
• 自立支援医療診断書（精神通院医療）
• 精神障害者保健福祉手帳用診断書
• 身体障害者診断書・意見書
• 障害年金診断書
• 特別障害者手当認定診断書（肢体不自由用）
• 成年後見制度用診断書
• 肝炎診断書（インターフェロン治療）
• 特別障害者手当認定診断書
• 訪問入浴サービス健康診断書
• 健康診断書
• 神経学的所見の推移について
• 頚椎捻挫・腰椎捻挫の症状の推移について
• はり､きゅう及びあん摩マッサージ指圧の同意書
• おむつ証明書
• 装具装着証明書
• 治癒証明書
• 入院・通院期間確認書（入通院証明書）
• 移送（通院）費算定内訳書
• 病状証明書（雇用保険受給資格者証用）
• 受診状況等証明書・通院証明書
• 診療報酬点数確認書
• 手術・放射線照射診療報酬確認書
• 臨床調査個人票
• アフターケア実施期間の更新に関する診断書
• 出産手当金請求書
• 出生証明書
• 養育医療意見書
• 傷病手当金請求書
• 医療等の状況（日本スポーツ振興センター用）
• 治療用装具・生血明細書（日本スポーツ振興センター用）
• 英文の診断書
• 英文の母子健康手帳　など

医療事務として医療機関に務めていれば、上記のような数多くの文書をすべて目にする可能性もゼロではないでしょう。しかし、ここに記載の文書が全てではないことも覚えておきましょう。

医療機関で扱う文書は本当にたくさんあるけど、請求に関わる文書を取り扱う場合に最も重要なことは自費請求なのか、保険算定なのか、患者負担ナシなのかということよ。

文書によって内容が異なるから、注意してね。

文書によって請求の仕方が違ってくるんですね。

請求漏れやミスを防ぐためにも、必ずすぐに確認するようにします！

中でも特に注意しておきたい文書たち

様々な文書の中でも、特に注意が必要な文書がいくつかあります。いざ取り扱う時のために知っておいた方が良いことなので、ここでしっかり確認しておきましょう。

ほとんどの患者は、認定医や難病指定医のみしか診断書が記載できない旨を知らずに来院します。自院の医師が作成できる診断書の種類を把握しておくと、患者へ説明する際もスムーズです。

医師が診断書作成を断る例外ケースも

いくつかの例外によっては、医師は診断書の作成を断ることができます。

いちいち文書にビビってはいられない

どの文書でも必ず書き方のマニュアルが存在します。本やインターネット、先輩からの教えなど全てを駆使して書類を適切に処理していきましょう。

もし目新しい文書が目の前に飛び込んできても、冷静に対処することが大切です。それが毅然とした医療事務の在り方であり、不安でたまらないのは医療事務よりも病気や怪我を負った患者の方たちであることを忘れてはいけません。

医療機関ではここで紹介した数よりはるかに多くの文書が存在するので、どんな文書があるのか、どこを参考にすれば作成方法がわかるのか等を予習しておくとよいでしょう。

また医療機関に医療文書作成システムを導入することで、診断書作成の際などに医師の負担軽減や効率化を図ることができます。

一般的に医療文書作成システムは電子カルテと連携されているため、複数の生命保険会社に加入していて入院・通院期間確認書（入通院証明書）を複数枚作成する必要があるときでも、データを引用して容易に作成することができます。さらに毎年作成する指定難病に係る診断書（臨床調査個人票）などは、前回作成した内容がシステム内に保存されているため、変更する箇所のみの修正で作成することができます。

このように事務作業が大幅に軽減され業務効率が格段に上がることから、最近は医療文書作成システムを導入する医療機関が増えてきています。

現在、医療業界で広く知られている医療文書作成システムはいくつかあります。まだ導入していない場合は各医療機関に適したシステム会社を探してみるとよいでしょう

必ず自分なりの解決策を見出しておこう

これまでに紹介したように、医療事務や医療スタッフとして医療機関に携わっているとたくさんの文書を扱うことになることを覚えておきましょう。

初見の文書が出てきた時のためにも、解決策をあらかじめ練っておくことが大切です。本やインターネット、自作マニュアルなどを参考にし、どんな文書が立ちはだかっても焦らずに対応することを心がけることでミスの予防に繋がります。また、解決策は独り占めせずに院内でシェアするのもお勧めです。